Nebenkostenabrechnung verstehen und prüfen: Leitfaden für Mieter

Jeder Mieter kennt sie, kaum einer durchschaut sie vollständig: die Nebenkostenabrechnung. Welche Kosten darf der Vermieter überhaupt abrechnen? Was tun, wenn die Nachzahlung unerwartet hoch ausfällt? Und wann lohnt sich ein Widerspruch?  Wir vom DMB Hannover e.V. erklären die wichtigsten Grundlagen, zeigen häufige Fehler und helfen Ihnen, Ihre Rechte durchzusetzen.

Nebenkosten sind alle Kosten, die über die Grundmiete hinaus anfallen und die Ihr Vermieter anteilig auf die Mieter des Gebäudes umlegt. Einmal im Jahr ist der Vermieter verpflichtet, darüber abzurechnen. Der Abrechnungszeitraum umfasst maximal 12 Monate und die fertige Abrechnung muss Ihnen spätestens 12 Monate nach Ende dieses Zeitraums vorliegen. Erhält der Mieter keine Nebenkostenabrechnung oder kommt sie zu spät, hat das konkrete rechtliche Folgen: Nachforderungen des Vermieters sind dann in der Regel nicht mehr durchsetzbar. Während des Jahres leisten Mieter monatliche Vorauszahlungen, die am Ende mit den tatsächlichen Kosten verrechnet werden. Ergibt die Abrechnung ein Guthaben, muss der Vermieter es auszahlen. Ergibt sie eine Nachzahlung, haben Mieter nach Erhalt der Abrechnung 30 Tage Zeit zu zahlen.

Im Alltag werden beide Begriffe oft gleichgesetzt, juristisch bedeuten sie jedoch nicht dasselbe. Nebenkosten ist der weiter gefasste Oberbegriff und umfasst alle Kosten, die neben der Miete anfallen, also auch Reparaturen, Verwaltungskosten und Instandhaltung. Betriebskosten hingegen sind nur jene Kosten, die der Vermieter laut Betriebskostenverordnung (BetrKV) tatsächlich auf Mieter umlegen darf.

Für Mieter ist diese Unterscheidung wichtig, weil nur Betriebskosten umlagefähig sind. Was nicht in der Betriebskostenverordnung steht, darf der Vermieter nicht in Rechnung stellen, auch wenn er es als Nebenkosten bezeichnet.

Die umlagefähigen Nebenkosten sind in der Betriebskostenverordnung abschließend geregelt. Grundsteuer und Gebäudeversicherung dürfen auf Mieter umgelegt werden, ebenso wie eine Reihe weiterer Kostenpositionen. Ein Überblick über die zulässigen Kostenarten:

• Grundsteuer, Wasserversorgung und Abwasser
• Heizung und Warmwasser
• Fahrstuhl, Straßenreinigung und Müllabfuhr
• Hausreinigung, Ungezieferbekämpfung und Gartenpflege
• Beleuchtung, Schornsteinfeger und Sach- sowie Haftpflichtversicherungen
• Hausmeister, Gemeinschaftsantenne oder Breitbandkabel sowie Einrichtungen zur Wäschepflege
• sonstige Betriebskosten, sofern sie im Mietvertrag ausdrücklich vereinbart wurden

Wichtig ist dabei, dass jede Kostenart im Mietvertrag vereinbart sein muss, damit sie abgerechnet werden darf. Fehlt eine Position im Vertrag, kann der Vermieter sie nicht nachträglich in Rechnung stellen.

Nicht alles, was ein Vermieter in die Abrechnung schreibt, ist auch tatsächlich umlagefähig. In der Beratungspraxis des DMB Hannover e.V. tauchen immer wieder Kostenpositionen auf, die Mieter schlicht nicht zahlen müssen. Besonders häufig sind das:

• Reparatur- und Instandhaltungskosten für Gebäude oder Anlagen
• Verwaltungskosten, etwa für Buchhaltung oder Hausverwaltung
• Bankgebühren und Kontoführungsgebühren des Vermieters
• Kosten für Leerstand, also Betriebskosten für nicht vermietete Wohnungen
• Mietausfallversicherungen und ähnliche vermietermotivierte Versicherungen

Eine Nebenkostenabrechnung, die solche Positionen enthält, ist insoweit falsch zugunsten des Vermieters und kann angefochten werden. Formelle Fehler in der Abrechnung können dazu führen, dass die gesamte Abrechnung unwirksam ist und der Vermieter keine Nachzahlung fordern kann.

Eine Nebenkostenabrechnung prüfen zu lassen, ist sinnvoll, denn Fehler kommen häufig vor. Eine gute Prüfung beginnt mit einer einfachen Frage: Steht hier überhaupt alles drin, was drin stehen muss? Fehlt ein Pflichtbestandteil, ist das bereits ein Warnsignal. Folgendes muss in jeder Abrechnung enthalten sein:

• Name und Anschrift der Mietpartei sowie der genaue Abrechnungszeitraum
• Auflistung aller abgerechneten Kostenpositionen mit den jeweiligen Gesamtkosten
• Verteilerschlüssel, also die Erklärung, wie die Kosten auf die einzelnen Wohnungen aufgeteilt werden
• Ihr individueller Anteil an jeder Kostenposition sowie die geleisteten Vorauszahlungen und der sich ergebende Nachzahlungs- oder Guthabenbetrag

Neben fehlenden Pflichtangaben sind Rechenfehler, falsche Verteilerschlüssel und nicht umlagefähige Kostenpositionen die häufigsten Fehlerquellen. Auch rückwirkende Korrekturen der Abrechnung durch den Vermieter sind nur in engen Grenzen zulässig: Hat der Vermieter die Abrechnungsfrist von 12 Monaten versäumt, darf er Fehler zu seinen Gunsten grundsätzlich nicht mehr nachträglich korrigieren.

Als Mieter haben Sie nach Erhalt der Nebenkostenabrechnung mehrere wichtige Rechte. Die Widerspruchsfrist beträgt 12 Monate ab Erhalt der Abrechnung. Versäumen Sie diese Frist, können Sie die Abrechnung in der Regel nicht mehr anfechten. Legen Sie Widerspruch gegen die Nebenkostenabrechnung ein, sollten Sie die Nachzahlung dennoch zunächst unter Vorbehalt zahlen, um Verzugsgebühren zu vermeiden.

Darüber hinaus haben Sie das Recht auf Belegeinsicht. Sie dürfen beim Vermieter die Originalbelege einsehen, auf denen die Abrechnung basiert. Die Belegeinsicht findet in der Regel beim Vermieter oder der Hausverwaltung statt. Verweigert der Vermieter die Belegeinsicht bei der Nebenkostenabrechnung, können Sie unter Umständen die Nachzahlung zurückhalten, bis Einsicht gewährt wird. Was nach einem Widerspruch passiert und wie Sie vorgehen, wenn der Vermieter den Widerspruch ablehnt, hängt vom Einzelfall ab und sollte rechtlich geprüft werden.

Eine hohe Nachzahlung bei der Nebenkostenabrechnung ist kein automatischer Beweis dafür, dass die Abrechnung falsch ist. Gestiegene Energiepreise oder ein veränderter Verbrauch können die Nachzahlung legitimerweise in die Höhe treiben. Trotzdem lohnt sich eine genaue Prüfung. Grundsätzlich gilt: Der Vermieter darf eine Nachzahlung nur dann einfordern, wenn er die Abrechnung innerhalb von 12 Monaten nach Ende des Abrechnungszeitraums zugestellt hat. Verpasst er diese Frist, verliert er seinen Anspruch auf Nachzahlung, auch wenn die Kosten tatsächlich angefallen sind. Hat der Vermieter die Frist eingehalten, richtet sich die Verjährung der Forderung nach der regulären Frist von drei Jahren, gerechnet ab dem Ende des Jahres, in dem die Abrechnung erstellt wurde. Das Gleiche gilt umgekehrt: Auch ein Guthaben aus der Nebenkostenabrechnung verjährt nach drei Jahren, wenn Sie es nicht aktiv einfordern.

Wer das Gefühl hat, dass die Nebenkostenabrechnung zu hoch ist, sollte zunächst alle Kostenpositionen auf Umlagefähigkeit prüfen, den Verteilerschlüssel kontrollieren und bei Unklarheiten Belegeinsicht verlangen. Im Zweifel hilft eine professionelle Beratung dabei, unbegründete Nachforderungen abzuwehren.

Wenn Sie Ihre Nebenkostenabrechnung nicht einordnen können oder das Gefühl haben, dass Ihr Vermieter zu viel verlangt, stehen Ihnen beim DMB Hannover e.V. erfahrene Juristen zur Seite. Wir prüfen, welche Kostenpositionen zulässig sind, ob die Abrechnung formell korrekt ist und ob sich ein Widerspruch lohnt. Auch bei der Belegeinsicht und der rechtlichen Durchsetzung Ihrer Ansprüche begleiten wir Sie. Als Mitglied sind Sie dabei über die Jahresmitgliedschaft bereits rechtsschutzversichert. Das bedeutet: Im Streitfall entstehen Ihnen keine zusätzlichen Anwaltskosten.